Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Maksym Bystrov, osoba fizyczna prowadząca serwis Pupilioo (pupilioo.pl). We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych możesz się skontaktować pod adresem kontakt@pupilioo.pl.

Serwis działa obecnie w wersji beta (bezpłatnej). Przed uruchomieniem płatności i startem komercyjnym dane rejestrowe działalności zostaną uzupełnione, a niniejszy dokument zaktualizowany.

2. Jakie dane przetwarzamy

Przetwarzamy wyłącznie dane niezbędne do świadczenia usług:

• Lista oczekujących (waitlist): adres email, opcjonalnie miasto i typ pupila, data zapisu.
• Formularz kontaktowy: imię i nazwisko, adres email, treść wiadomości.
• Konto użytkownika: dane profilu (w tym opcjonalne zdjęcie profilowe), dane pupili (gatunek, rasa, wiek, waga, opcjonalne zdjęcie) oraz wpisy karty zdrowia i przypomnienia.
• Załączniki karty zdrowia (plan Premium): przesyłane przez Ciebie pliki (skany, dokumenty PDF i zdjęcia) przechowywane w prywatnym magazynie plików (Supabase, serwery w UE), dostępne wyłącznie po zalogowaniu na Twoje konto.
• Asystent AI (Concierge): treść Twoich pytań oraz, jeśli korzystasz z niego w kontekście pupila, powiązane dane pupila i wpisy karty zdrowia, przekazywane dostawcy AI wyłącznie w celu wygenerowania odpowiedzi.
• Subskrypcja kalendarza (opcjonalna, domyślnie wyłączona): jeśli ją włączysz, Twoje terminy stają się dostępne pod losowym, trudnym do odgadnięcia adresem internetowym, bez logowania, ponieważ Kalendarz Google i Apple pobierają je z własnych serwerów. Adres zawiera imiona pupili i nazwy przypomnień, które sam(a) wpisujesz; nie zawiera notatek z karty zdrowia ani załączników. Link możesz w każdej chwili wymienić na nowy albo wyłączyć subskrypcję.
• Ogłoszenie opiekuna (tylko jeśli je dodasz): tytuł, opis, miasto i promień działania, rodzaje usług, deklarowany status (firma, działalność nierejestrowana albo pomoc okazjonalna), a w przypadku firmy nazwa i NIP, orientacyjna cena „od”, zdjęcie oraz dane kontaktowe. Po zatwierdzeniu ogłoszenie jest publiczne; numer telefonu pokazujemy dopiero drugiej stronie przyjętego zlecenia.
• Zlecenia usług: kto zamawia i kto wykonuje, jakiej usługi dotyczy zlecenie, termin, opcjonalnie którego pupila i Twoja notatka dla opiekuna, oraz status zlecenia. Nie zapisujemy uzgodnionej kwoty i nie pośredniczymy w płatności.
• Oceny i opinie po zrealizowanym zleceniu: ocena w skali od 1 do 10, oceny cząstkowe, komentarz i liczba ocen powiązana z kontem. Opinie o opiekunach są publiczne przy ogłoszeniu; ocena właściciela nie jest publiczna i widzi ją wyłącznie opiekun, do którego złożysz zlecenie.
• Ankieta zachowania pupila (opcjonalna): odpowiedzi na pytania o zachowanie, np. czy pupil boi się głośnych dźwięków. Przekazujemy je opiekunowi, któremu zlecasz usługę, żeby mógł się przygotować.
• Wyszukiwanie specjalistów: wpisane miasto/lokalizacja przekazywane do usług map Google w celu znalezienia placówek w okolicy.
• Dane techniczne: anonimowe statystyki odwiedzin (Umami Analytics, bez plików cookies i bez zapisywania adresu IP) oraz weryfikacja anty-bot formularzy (Cloudflare Turnstile).

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane przetwarzamy w następujących celach: obsługa zapisu na listę oczekujących i wysyłka informacji o premierze (art. 6 ust. 1 lit. a RODO: zgoda), odpowiedź na wiadomości z formularza kontaktowego (art. 6 ust. 1 lit. f RODO: uzasadniony interes), świadczenie usług aplikacji po założeniu konta, w tym karty zdrowia, przypomnień i asystenta AI na Twoje żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO: wykonanie umowy), oraz ochrona formularzy przed nadużyciami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO: uzasadniony interes).

Z asystenta AI korzystasz dobrowolnie; jeśli nie chcesz, aby dane pupila były przekazywane dostawcy AI, po prostu z niego nie korzystaj. Dostawcy AI, z których korzystamy, nie wykorzystują danych przekazywanych przez ich API do trenowania własnych modeli. Szczegółowe warunki powierzenia przetwarzania i okresy retencji z dostawcami AI finalizujemy przed startem komercyjnym.

Przypomnienia wysyłamy e-mailem jako część usługi, o którą prosisz zakładając termin (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Subskrypcję kalendarza włączasz osobno i dobrowolnie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO: zgoda); wycofasz ją, klikając „Wyłącz subskrypcję” w Przypomnieniach, a link natychmiast przestaje działać i nie przekazujemy już żadnych nowych danych. Wpisy pobrane wcześniej przez Twój kalendarz pozostają po jego stronie, dopóki nie usuniesz tam subskrypcji, i nie mamy do nich dostępu ani wpływu. Kalendarz, do którego go podłączysz (np. Google lub Apple), pobiera te terminy na swoje serwery i przetwarza je zgodnie z własną polityką prywatności. Dzieje się to na Twoje żądanie i poza naszą kontrolą.

Ogłoszenie opiekuna publikujemy na Twoje żądanie i w celu wykonania umowy o świadczenie usługi Pupilioo (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Zlecenia przetwarzamy na tej samej podstawie, wobec obu stron. Ogłoszenie w każdej chwili wyłączysz z widoczności albo usuniesz.

Wzajemne oceny przetwarzamy na podstawie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Interesem tym jest bezpieczeństwo drugiej strony: ktoś wpuszcza obcą osobę do domu albo powierza jej zwierzę, a system ocen jest w praktyce jedyną informacją, którą ma przed podjęciem tej decyzji. Zważyliśmy to wobec Twojej prywatności i dlatego ograniczyliśmy zakres: ocenę wystawia wyłącznie druga strona zrealizowanego zlecenia, nie pokazujemy oceny właściciela publicznie, nie pokazujemy żadnej liczby, dopóki nie ma trzech opinii, i nie podejmujemy na podstawie oceny żadnych automatycznych decyzji. Nikt nie zostaje ukryty ani zablokowany dlatego, że algorytm policzył zbyt niski wynik; każde ograniczenie ogłoszenia jest decyzją człowieka, z uzasadnieniem przekazanym autorowi.

Wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie masz prawo wnieść sprzeciw (art. 21 RODO), pisząc na kontakt@pupilioo.pl. Rozpatrzymy go indywidualnie. Jeśli sprzeciw uwzględnimy, przestaniemy pokazywać Twoją ocenę, co zwykle oznacza również zakończenie korzystania z tej części serwisu, bo bez ocen druga strona nie ma na czym oprzeć decyzji.

Udostępnienie karty zdrowia weterynarzowi następuje wyłącznie z Twojej inicjatywy, przez wygenerowanie kodu dostępu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO: zgoda). Zgodę wycofasz w każdej chwili, odwołując dostęp w karcie pupila; skutkuje to natychmiastową utratą wglądu przez weterynarza.

4. Odbiorcy danych i podprocesorzy

Dane powierzamy wyłącznie zaufanym dostawcom, którzy przetwarzają je na nasze polecenie:

• Supabase: baza danych i uwierzytelnianie (hosting w UE).
• Vercel: hosting i dostarczanie serwisu internetowego.
• Resend: wysyłka wiadomości transakcyjnych email.
• OpenAI oraz Anthropic: silniki asystenta AI (Concierge); otrzymują treść pytań i, w razie potrzeby, powiązane dane pupila.
• Google: usługi map i geokodowania przy wyszukiwaniu specjalistów.
• Cloudflare: weryfikacja anty-bot formularzy (Turnstile).
• Allegro: źródło ofert produktowych prezentowanych w sekcji sklepu (przejście do zakupu następuje na stronie sprzedawcy).
• Umami Analytics: statystyki odwiedzin bez cookies i bez zapisywania adresu IP (hosting w UE).

5. Udostępnienie karty weterynarzowi

Jeśli wygenerujesz kod dostępu do karty zdrowia pupila, wskazany przez Ciebie weterynarz uzyskuje wgląd w dane tego jednego pupila oraz możliwość dopisywania wpisów i dokumentów. Nie widzi Twoich pozostałych pupili, danych konta ani przypomnień; nie może też usuwać ani zmieniać istniejących wpisów.

Weterynarz nie jest naszym podprocesorem. Z chwilą uzyskania dostępu staje się odrębnym administratorem danych, które przetwarza w ramach własnej dokumentacji medycznej, zgodnie z przepisami dotyczącymi zawodu lekarza weterynarii. Odwołanie dostępu w Pupilioo kończy jego wgląd w kartę, ale nie usuwa dokumentacji prowadzonej po jego stronie. W tej sprawie skontaktuj się bezpośrednio z placówką.

Dostęp odwołasz w każdej chwili w karcie zdrowia pupila, w sekcji „Dostęp dla weterynarza”.

6. Ogłoszenia opiekunów, zlecenia i oceny

Pupilioo umożliwia znalezienie osoby lub firmy do wyprowadzania psa, transportu zwierzęcia albo opieki nad nim. Jesteśmy pośrednikiem w kontakcie, a nie stroną tej usługi. Nie pobieramy prowizji, nie pośredniczymy w płatnościach i nie sprawdzamy, czy usługa faktycznie się odbyła. Umowę zawierasz bezpośrednio z drugą osobą i to ona odpowiada za jej wykonanie.

Z chwilą przyjęcia zlecenia obie strony stają się wobec siebie odrębnymi administratorami danych, które od siebie otrzymują: opiekun dostaje Twoje imię, kontakt, dane pupila potrzebne do wykonania usługi i Twoją notatkę, a Ty dostajesz jego dane kontaktowe. Nie mamy wpływu na to, co druga strona robi z nimi dalej. Odwołanie zlecenia kończy dostęp w Pupilioo, ale nie usuwa tego, co ktoś już u siebie zapisał.

Opinię może wystawić wyłącznie osoba, która miała w Pupilioo zlecenie oznaczone jako zrealizowane, i tylko jedną do każdego zlecenia. Obie opinie pokazujemy dopiero wtedy, gdy wpłyną obie albo minie 14 dni, żeby nikt nie odpowiadał oceną na ocenę. Nie usuwamy opinii negatywnych; usuwamy takie, które naruszają prawo, zawierają dane o zdrowiu osoby albo treści bezprawne, a autor dostaje wtedy uzasadnienie.

Opinia jest informacją dla drugiej strony rynku, dlatego przeżywa konto autora: usunięcie konta odłącza od opinii jego tożsamość i treść zostaje anonimowa, zamiast znikać razem z całą historią ocen opiekuna. Opinie o Tobie jako właścicielu usuwamy razem z Twoim kontem. Zgłoszenia bezprawnych treści przyjmujemy pod adresem kontakt@pupilioo.pl i odpowiadamy na nie z uzasadnieniem decyzji.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Część dostawców (m.in. OpenAI, Anthropic, Google, Cloudflare, Vercel) może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w USA. Przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub innych zabezpieczeń zgodnych z rozdz. V RODO. Szczegółowe umowy powierzenia finalizujemy przed startem komercyjnym.

8. Okres przechowywania

Dane z listy oczekujących przechowujemy do momentu wycofania zgody, nie dłużej niż 12 miesięcy od zapisania się. Dane z formularza kontaktowego oraz zgłoszenia partnerów przechowujemy przez okres niezbędny do obsługi sprawy, maksymalnie 24 miesiące. Terminy te egzekwuje codzienne zadanie, które usuwa przeterminowane wpisy automatycznie. Dane konta przechowujemy przez czas trwania umowy i okres wymagany przepisami.

Ogłoszenia opiekunów i zlecenia przechowujemy przez czas istnienia konta; usunięcie konta usuwa je razem z nim. Wyjątkiem są opublikowane opinie, które po usunięciu konta autora zostają w serwisie bez jego danych, jako anonimowa historia ocen drugiej strony.

Przesłane pliki (zdjęcia i załączniki karty zdrowia) przechowujemy tak długo, jak istnieje konto. Usunięcie załącznika, pupila lub całego konta usuwa powiązane pliki natychmiast.

9. Twoje prawa (RODO)

Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii: w Ustawieniach konta, przyciskiem „Pobierz moje dane” (plik JSON ze wszystkim, co przechowujemy),
• prawo do sprostowania (edycja profilu),
• prawo do usunięcia danych: przycisk „Usuń konto” w ustawieniach (na stronie i w aplikacji mobilnej) usuwa dane z bazy natychmiast; instrukcja krok po kroku: pupilioo.pl/usun-konto,
• prawo do ograniczenia przetwarzania i sprzeciwu,
• prawo do przenoszenia danych,
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie: link „Wypisz się” znajduje się w każdej wiadomości marketingowej, a Twój program pocztowy może pokazać własny przycisk wypisania,
• prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO.

10. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy szyfrowanie transmisji (HTTPS/TLS), izolację danych na poziomie bazy (Row Level Security), zasadę minimalizacji danych oraz ograniczenie dostępu administracyjnego do uprawnionych kont i sesji. Panel administracyjny wymaga uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA).

Załączniki karty zdrowia trafiają do prywatnego magazynu plików i nie mają publicznych adresów. Podgląd działa przez krótkotrwałe, podpisane linki generowane wyłącznie dla zalogowanego właściciela konta.

11. Kontakt

We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych napisz na kontakt@pupilioo.pl.